I-FIT vzw hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy. In deze privacy policy leggen we helder uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens, welke rechten je hebt en hoe we jouw gegevens beschermen.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

I-FIT vzw is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

  • Naam organisatie: I-FIT vzw

  • Maatschappelijke zetel: Hans Memlinclaan 1, 8820 Torhout

  • Ondernemingsnummer (KBO): BE 0794.753.068

  • E-mailadres: info@ifitvzw.be

Indien je vragen hebt over deze privacy policy of over hoe wij jouw gegevens verwerken, kun je ons steeds contacteren via info@ifitvzw.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening en de organisatie van onze sportlessen. Afhankelijk van jouw relatie met I-FIT vzw (lid, deelnemer, bezoeker) verwerken we:

  • Identificatiegegevens: Voornaam, achternaam.

  • Contactgegevens: E-mailadres, telefoonnummer, adres (indien van toepassing).

  • Persoonlijke kenmerken: Geboortedatum of leeftijd (ter controle van de minimumleeftijd van 13 jaar).

  • Financiële gegevens: Rekeningnummer (bij overschrijvingen of betaling van lidmaatschappen/beurtenkaarten).

  • Gezondheidsgegevens / Verzekeringsgegevens: Enkel indien je via ons een aanvullende ongevallenverzekering afsluit of bij het melden van een sportongeval.

  • Beeldmateriaal: Sfeerfoto’s of video’s die gemaakt worden tijdens lessen of vzw-evenementen.

3. Waarom en op basis van welke rechtsgrond verwerken wij gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Ledenadministratie & Dienstverlening (Uitvoering overeenkomst)

    • Het verwerken van je inschrijving, beurtenkaart of lidmaatschap.

    • Het informeren over lessen, uurschema’s, zaalwijzigingen of vakantiereregelingen.

  2. Financiële afhandeling (Uitvoering overeenkomst & Wettelijke verplichting)

    • Het opvolgen van betalingen en de boekhoudkundige verplichtingen van de vzw.

  3. Verzekering bij sportongevallen (Uitvoering overeenkomst / Gerechtvaardigd belang)

    • Het afsluiten en opvolgen van de (optionele) lichamelijke ongevallenverzekering.

  4. Promotie & Communicatie (Gerechtvaardigd belang / Toestemming)

    • Het delen van nieuwsbrieven of updates over onze werking.

    • Het publiceren van sfeerbeelden op onze website of sociale media ter promotie van de vzw-activiteiten.

4. Wie ontvangt jouw gegevens?

I-FIT vzw verkoopt jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen jouw gegevens enkel met externe partijen indien dit strikt noodzakelijk is voor onze werking:

  • IT- en hostingproviders: Voor het beheer van onze website, e-mail en ledenadministratie.

  • Verzekeringsmaatschappij: Enkel wanneer je via ons een ongevallenverzekering afsluit of een schadegeval meldt.

  • Overheidsinstanties / Sportdiensten: Enkel wanneer we hier wettelijk toe verplicht zijn of voor subsidieaanvragen van de betrokken gemeenten (bv. anonieme/statistische deelnemerslijsten).

Met verwerkers die namens ons gegevens beheren, sluiten wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw gegevens te waarborgen.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

I-FIT vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist:

  • Leden- en inschrijvingsgegevens: Bewaard zolang je actief lid bent of beurtenkaarten gebruikt, en tot maximaal 2 jaar na de laatste deelname.

  • Boekhoudkundige documenten: Bewaard gedurende de wettelijk verplichte termijn van 7 jaar.

  • Beeldmateriaal: Bewaard zolang dit relevant is voor de promotie van onze werking, tenzij je een verzoek tot verwijdering indient.

6. Beeldmateriaal en portretrecht

Tijdens onze lessen en evenementen kunnen er af en toe sfeerfoto’s of korte video’s gemaakt worden voor onze website en sociale mediakanalen.

  • Wij proberen hierbij steeds de nadruk te leggen op de groepssfeer en niet op individuele personen.

  • Wens je liever niet herkenbaar op foto’s of video’s te verschijnen? Meld dit dan vooraf aan de lesgever of stuur een e-mail naar info@ifitvzw.be. We respecteren jouw wenst dadelijk en verwijderen eventuele gerichte beelden op eenvoudig verzoek.

7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of openbaarmaking. Onze website maakt gebruik van een beveiligde SSL-verbinding (HTTPS) en enkel geautoriseerde bestuursleden hebben toegang tot de administratie.

8. Wat zijn jouw rechten?

Onder de GDPR (AVG) beschik je over de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: Je mag opvragen welke gegevens we van jou verwerken.

  • Recht op correctie: Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.

  • Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”): Je kunt vragen om je gegevens te wissen, mits er geen wettelijke bewaarplicht geldt.

  • Recht op beperking of bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor specifieke doeleinden (bv. direct marketing of foto’s).

  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Je kunt vragen om je gegevens over te dragen naar een andere partij.

Om gebruik te maken van je rechten stuur je een eenvoudig verzoek (met bewijs van identiteit indien nodig) naar info@ifitvzw.be.

9. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@ifitvzw.be, zodat we dit samen kunnen oplossen.

Je hebt ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen in deze Privacy Policy

I-FIT vzw behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. De meest recente versie is steeds terug te vinden op onze website.

Laatste update: juli 2026